Kurum, araştırma ve geliştirme faaliyetlerini verilere dayalı olarak ve düzenli aralıklarla ölçmeli, değerlendirmeli ve sonuçlarını yayımlayarak kamuoyu ile paylaşmalıdır. Elde edilen bulgular, kurumun araştırma ve geliştirme performansının periyodik olarak gözden geçirilmesi ve iyileştirilmesi için kullanılmalıdır. Kurumun araştırma ve geliştirme performansının izlenmesine yönelik olarak aşağıdaki unsurların dikkate alınması gerekmektedir:

• Akademik personelin araştırma ve geliştirme performansının izlenmesine yönelik kurumun genel bilgi sistemine entegre ve güncel bir bilgi sisteminin olması,
• Kurumun fakülte/enstitü ve birimlerinin araştırma ve geliştirme süreçlerinin yıllık öz değerlendirme raporunun olması,
• Merkezlerin, laboratuvarların ve arayüz kuruluşlarının (TTO, Kuluçka merkezleri vb.) araştırma ve geliştirme faaliyetlerine yönelik yıllık öz değerlendirme raporunun olması,
• Kurumun araştırma ve geliştirme performansını izlemek üzere kullandığı kanıtların (üniversite sıralamaları, kurumsal dış değerlendirme raporları vb.) belirlenmiş olması,
• Araştırma ve geliştirme faaliyetleri ve projelerle ilgili paydaş geri bildirimlerini almak için kullanılan mekanizmaların (belge, doküman, anket, form vb.) listesi ve örneklerinin bulunması.

Bir kurumun araştırma ve geliştirme alanındaki kalite güvencesi sisteminin bütününü etkileyen iki ana unsur, Liderlik ve Kurum Kültürü’dür. Kurumu değişime hazırlayan, yenilikçi ve vizyoner bir liderlik ile işbirliğini esas alan kurum kültürü, araştırma ve geliştirme süreçlerinde kalite güvencesinin sağlanması için gereklilik arz etmektedir.

Şekil 1 genel olarak Araştırma ve Geliştirme Süreçlerinde İç Kalite Sistemi’nin nasıl kurgulanabileceğini göstermektedir.

Bir kurum, araştırma ve geliştirme ile ilgili olarak PUKÖ döngüsünde aşağıdaki hususları göz önünde bulundurmalıdır:

Planlama: Bu aşamada kurumlar genel olarak Stratejik Planı dikkate alarak, kısa, orta ve uzun vadeli olmak üzere çeşitli hususlarda planlama yaparlar. Kurumun planlamaya yönelik düzenlemeleri aşağıdaki hususlara yönelik olabilir:

• Kurumun araştırma ve geliştirme politikası & stratejik amaçları
• Üniversitenin araştırmada öncelikli alanları
• Araştırma ve geliştirme süreçlerinin yönetimi & organizasyonel yapıdaki yeri
• Araştırma ve eğitim-öğretim arasındaki bağı oluşturacak politikaların belirlenmesi
• Kadro planlamasının yapılması ve kurumun araştırma ve geliştirme hedefleri ile öğretim üyeliğine yükseltilme ve atanma ölçütleri ilişkisinin oluşturulması
• Akademik personelin araştırma-geliştirme performansını izlemek üzere geçerli olan tanımlı süreçlerin (yönetmelik, yönerge, süreç tanımı, rehber, kılavuz vb.) oluşturulması
• Performans göstergelerinin belirlenmesi
• Araştırmaya yönelik fiziksel altyapı ve donanım için planlama yapılması (kütüphane, veri tabanı, laboratuvar vs.)
• Araştırmanın finansal kaynak planlanması (iç/dış fonlar)
• Araştırma altyapı, laboratuvar, donanım envanterinin oluşturulması
• BAP yönergesinin hazırlanması
• Stratejik işbirliklerine yönelik planlama

Uygula: Bu aşamada kurumlar, genel olarak, planlama aşamasında belirtilen konulara yönelik eylemleri uygulamaya koyarlar. Kurumun uygulamaya yönelik düzenlemeleri aşağıdaki hususlara yönelik olabilir:

• Kurumun araştırma ve geliştirme politikası & stratejik amaçlarını gerçekleştirmek
• Yetkin/alanında uzman araştırmacıları istihdam etmek
• Akademik personelin araştırma performansını takdir-tanıma ve ödüllendirme için yapılan uygulamalar
• Akademik teşvikler (yayın ve konferans desteği)
• Akademik personelin araştırma-geliştirme yetkinliğini geliştirmek üzere yapılan eğitimler
• Araştırma Bilgi Sistemini kurgulamak ve diğer sistemlerle entegre etmek
• Disiplinler & fakülteler arası araştırma olanakları sunmak
• Disiplinlerarası doktora programları geliştirmek
• Araştırma hedefleri doğrultusunda UYGAR Merkezler kurmak
• Teknoloji Transfer Ofisi, Teknopark ve Kuluçka merkezleri kurmak
• Araştırma bütçesini öncelikli alanlara göre kullanmak
• BAP yönergesine uygun kaynak kullanmak
• Paydaşlarla yapılan işbirlikleri (fuar, kariyer günleri, projeler)

Kontrol: Bu aşamada kurumlar genel olarak uygulama aşamasında belirtilen konulara yönelik eylemlerin değerlendirilmesini yaparlar. Kurum bu değerlendirmeleri yıllık veya daha uzun dönemli olarak yapabilir. Kurumun alınan aksiyonların değerlendirilmesine yönelik kontrolleri aşağıdaki hususları içerebilir:

• Araştırma faaliyetleri ve projelerle ilgili paydaş geri bildirimlerini almak için çeşitli mekanizmaların kullanılması
• Kurumun araştırma ve geliştirme performansını izlemek üzere kullandığı kanıtlar (QS, Times Higher Education URAP, Girişimci ve Yenilikçi Üniversite Endeksi vb. sıralama sistemleri)
• Kurumun, birimlerin ve merkezlerin araştırma-geliştirme süreç ve faaliyetlerini içeren yıllık öz değerlendirme raporu hazırlaması (yayınların niteliği ve niceliği, proje sayıları ve odak alanlardaki yeri, alınan patentler ve ticarileştirme, kurumdan doktora derecesi alanların çalıştığı kurumlar, alınan uluslararası ödüller, proje ve yayınların bölgesel katkısı/etkisi).

Önlem Al: Bu aşamada kurumlar genel olarak kontrol aşamasında belirtilen konulara yönelik önlem alıcı adımları atarlar. Bu aşamada iyileştirme adımlarını atarken paydaşlarının görüşlerini almalıdır. Söz konusu önlemler kısa ve uzun vadeli olarak alınabilir. Kurumun gelişmeye açık yönlerini iyileştirme amacıyla aldığı önlemler aşağıdaki hususları içerebilir:

• Araştırma politika ve stratejilerinin güncellenmesi
• Araştırma hedeflerinin yeniden oluşturulması ve/veya güncellenmesi
• Araştırma performans göstergelerinin güncellenmesi
• İç ve dış paydaşlarla olan işbirliklerinin gerçekleşme düzeyi ve gerekli düzenleme/güncellemelerin yapılması
• Araştırma altyapısına yönelik eksikliklerin giderilmesi
• Araştırma performansının dikkate alınarak kaynakların ve bütçenin tahsisinin yeniden gözden geçirilmesi
• Araştırma faaliyetlerine yönelik olarak yapılan değerlendirme sonuçlarının paydaşlarla ve kamuoyuyla paylaşılması sağlanmalıdır.

Kurumun araştırma performansı süreçleri kapsamında araştırma performansının değerlendirilmesi ve sonuçlara dayalı olarak iyileştirilmelerin yapılması, önemli bir uygulama alanıdır.

Kurumda; araştırma politikası, hedefleri ve stratejisi doğrultusunda tüm birimlerin araştırma performansının izlenmesi ve değerlendirilmesine ilişkin sürdürülebilir ve olgunlaşmış uygulamalar oluşturulması hedeflenmelidir. Temel amaçlardan biri de bu uygulamaların kurumun tamamında benimsenmiş olmasıdır.

Araştırma performansının izlenmesi sonucunda elde edilen çıktılara dönük teşvik ve takdir mekanizmalarının oluşturulması da kurumların üzerinde durması gerekli önemli konulardan biridir. 

KANITLAR:

Kurumun araştırma performansına ilişkin olgunluk düzeyi belirlenirken, gerçekleştirilen uygulamaların aşağıdaki kanıtlar çerçevesinde sunulması beklenmektedir:

• Akademik personelin araştırma-geliştirme performansını izlemek üzere geçerli olan tanımlı süreçler.
• Akademik personelin araştırma-geliştirme performansını takdir-tanıma ve ödüllendirmek üzere yapılan uygulamalar.
• Araştırma-geliştirme hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığını izlemek üzere oluşturulan mekanizmalar.
• Araştırma-geliştirme süreçlerine ilişkin yıllık öz değerlendirme raporları ve iyileştirme çalışmaları.
• Kurumun araştırma ve geliştirme performansını izlemek üzere kullandığı kanıtlar (Üniversite sıralamaları, kurumsal dış değerlendirme raporları vb.).
• Araştırma bütçe performansını izlemeye ilişkin tanımlı süreçler ve uygulamalar
• Bütçenin dağılımı ve yıllar itibarıyla yaşanan değişim.
• Paydaş katılımına ilişkin kanıtlar.
• Standart uygulamalar ve mevzuatın yanı sıra kurumun ihtiyaçları doğrultusunda geliştirilen özgün yaklaşım ve uygulamalar.