Kurumların stratejilerini başarmalarında ve rekabet güçlerini artırmalarında en kritik kaynak sahip oldukları bilgi ve bilgi birikimidir. Yükseköğretim kurumları için de geçerli olan bu durum; kurumlar için bireylerde, ekiplerde, sistemlerde ve dokümanlarda saklı olan açık ve örtük bilgileri güvence altına almayı ve kullanıma hazır hale getirmeyi zorunlu kılmaktadır. Bu bölümde yükseköğretim kurumları için kalite güvencesi sistemlerini destekleyen bilgi yönetim sistemleriyle ilgili bilgiler ile bu açıdan kurumalardan beklentiler açıklanmıştır.
Kurumsal bilgi üretimine ve kullanımına etkili şekilde yürütebilmek için bilgi yönetiminin uygulanması şarttır. Bu doğrultuda kurumun sahip olduğu bilginin korunması ve yönetimi konusunda belirli bir politikası olmalıdır. Kurumda bilginin yönetilebilmesi için güçlü ve etkili bilişim altyapısı kurularak bilgi yönetimini destekleyen bilgi yönetim sistemlerinden ve mekanizmalarından yararlanılması şarttır.
Bilgi yönetimi uygulamaları kurumsal hafızanın güvencesini sağlamaktadır.
Kurumda bilginin güvenliğini ve güvenilirliğini güvence altına alan sistemler olmalıdır.
Aynı zamanda bilgi tabanını zenginleştirecek işbirlikçi bir kurum kültürü ile bilgi paylaşımı ilkesinin kurumun her bir üyesi tarafından benimsendiği ortam oluşturulmalıdır. Kurumdaki Bilgi Yönetim Sistemi, verilerin iç ve dış paydaşlarla paylaşılmasını sağlamalıdır. Özellikle iç paydaşların etkili kararlar verebilmesine destek olacak şekilde Yönetim Bilişim Sistemleri kurum tarafından kullanılmalıdır.
Bilgi Yönetim Sistemi, Kalite Yönetim süreçleri dahil olmak üzere kurumdaki tüm süreçleri desteklemeli ve karar almalarda kullanılmalıdır.
Bilgi yönetim sistemlerinin Kalite Güvence Sistemindeki önemi
Bilgi yönetim sistemlerinde günümüzde yaygın olarak gözlendiği üzere insan kaynakları, öğrenci işleri, araştırma, lisans ve lisansüstü bilgi yönetim süreçlerinin birbiri ile konuşmayan ve birbirinden bağımsız sistemler olarak kurgulanmaktadır.
Ayrıca, aynı veriyi farklı sistemlere girmek hem akademik hem de idari personelin verimliliğini düşürmekte, özellikle eğitim öğretim süreçlerinde manuel veri yönetimi, öğretim elemanlarının bürokratik yükü önemli ölçüde artırmaktadır.
Bunun yanı sıra, kurumlardaki bilgi yönetim sistemlerinin kalite güvencesi süreçleri ile ilişkili olması, birimler ve bölümler düzeyinde veri girişinin sağlanması ve bu verinin etkili bir şekilde yönetimi gerekmektedir. Bu kapsamda, birbiriyle konuşan entegre bilgi yönetim sistemleri bu sorunu çözebilmekte ve yükseköğretim kurumlarında kalite odaklı yönetim sisteminin başarısını artırmaktadır.
Kalite Güvence siteminin yapılandırılması sırasında bilgi işlem daire başkanlıklarının veya bilgi sistemlerinden sorumlu birimlerin sürece etkin ve aktif şekilde katılımı sağlanmalı; kurumun bireysel ihtiyaçlarına ve kalite güvence sistemine uygun, kurum içi altyapı ve insan kaynakları ile geliştirilen sistemlerin tasarımı ve kurulumu üzerinde çalışılmalıdır.