Kavramlar ve Tanımlar

Toplumsal Katkı Süreçlerinin Yönetimi ve Organizasyonel Yapısı: Bir kurumun toplumsal katkı uygulamaları ile ilgili yönetim ve organizasyonel süreçlerinin, toplumsal katkı politikaları doğrultusunda ve stratejik plan hedef ve stratejileri ile uyumlu olarak yapılandırılması, planlamalarının yerel, bölgesel ve ulusal kalkınma hedefleriyle uyumlu bir şekilde yapılması, uygulanması, değerlendirilmesi ve geliştirilmesidir.

Toplumsal Katkı süreçlerinin Yönetimi ve Organizasyonel Yapısı

Yükseköğretim kalite güvencesi bağlamında kurumların oluşturacakları politikalardan biri de toplumsal katkı politikasıdır. Kurumun toplumsal katkı politikası ile uyumlu, toplumsal katkı hedefleri ve stratejileri doğrultusunda kurumsal bir yönetim ve organizasyon yapısına ihtiyaç vardır. Bu bağlamda toplumsal katkı süreçlerinin yönetimi ve organizasyonel yapısı, kurumlarca ayrı bir süreç olarak oluşturulmalıdır. Bu yapının sistematik bir şekilde ve sürdürülebilir olması önemli bir husustur.

Toplumsal katkı politikasına bağlı olarak süreçlerin yönetimi ve organizasyonel yapısı oluşturulurken politikası gereği çok katılımcı olması beklenmektedir. Bu yapı içerisinde hiyerarşik bağlantıların iyi tanımlı ve birbiriyle ilişkili olarak etkin olması beklenmektedir. Bu süreçte başta rektörlük olmak üzere kurum kalite komisyonu ile ilişkili toplumsal katkı koordinatörlüğü, uygulama ve araştırma merkezleri, koordinatörlükler, tüm akademik birimler, sürekli eğitim merkezi ve bazı idari birimler yer alabilir.  Bu yapının içerisinde takvim, yönergeler, süreçler vb. hazırlanır. Sistematik bir yapı ve organizasyon sağlanmalıdır.

Toplumsal katkı süreçlerinde iç kalite güvence sisteminde PUKÖ döngüsü incelendiğinde, toplumsal katkı bağlamında iç kalite güvence sistemini etkileyen bileşenlerin başında kurumun kalite güvencesi kültürü yer almaktadır. Toplumsal katkı süreçleri bir yükseköğretim kurumunun çeşitli birimleri ile ilişkili olabilir. Bu bağlamda sosyal etkisi olan kurumda liderlik özelliği önemli bir yere sahiptir. Kurumun çeşitli toplumsal katkı etkinliklerinde öncü olması önem taşır. Yerel, bölgesel, ulusal ya da uluslararası toplumsal katkı uygulamalarında liderlik yapabilen bir kurum olmak gerekmektedir. Toplumsal katkı fonksiyonları yükseköğretim kurumlarına göre değişebilen kurumun yaptığı çeşitli toplumsal katkı uygulamalarını kapsar. Bunlar hizmet, araştırma ve yayın, toplumsal projeler, sosyal, sportif, sanatsal ve kültürel etkinlikler vb. olabilir. Bu fonksiyonlar, PUKÖ çevriminin her basamağı için kurumun dikkate alması gereken görevleri kapsamalıdır. Toplumsal katkı ile ilgili tüm süreçlerin planlanması, uygulanması, izlenerek değerlendirilmesi ve iyileştirme çalışmalarının yapılması gereklidir.

Toplumsal katkı süreçlerinin yönetimi ve organizasyon yapısında Toplumsal Katkı Yönetim Modeli kullanılabilir. Bu modelin uygulanmasında kurumların kendi özelliklerine göre farklılıklar olması beklenmektedir.

Kurumun, toplumsal katkı modelini kullanırken aşağıdaki unsurları dikkate alması önerilmektedir:

• Kurumun stratejik planındaki toplumsal katkı öncelikleriyle uyumlu olması,
• Kuruma özgü ve kurumun tercihleri doğrultusunda toplumsal katkı uygulamaları olması,
• Yerel, bölgesel ve ulusal kalkınma hedefleri ile ilişkili olması,
• Toplumsal katkı sağlayıcı uygulamalar olması,
• Kurumun toplumsal katkı faaliyetleri ile diğer faaliyetlerini (eğitim- öğretim, araştırma, yönetim sistemi) bütünleştirici olması,
• Toplumsal katkı stratejileri ve hedefleri doğrultusunda kaynakların etkili yönetilmesi,
• Tüm birimlerde toplumsal katkıyı motive eden bir anlayış olması,
• Toplumsal katkı faaliyetlerinin planlanması, uygulanması izlenmesi ve değerlendirilmesi ile iyileştirme faaliyetlerinin sistematik olarak yapılıyor olması.

Her yükseköğretim kurumu kendisine özgü toplumsal katkı modeli ve ona uygun yönetsel ve organizasyonel yapısını oluşturabilir. Örneğin, bir kurumda toplumsal katkı yönetim modelinde topluma yönelik tedavi ve bakım hizmetleri veren birimler, paydaşlarla yapılan etkinliklerde görev alan akademik ve idari birimler, üniversite sanayi işbirliği etkinliğini artırmada görev alan birimler, sivil toplum kuruluşları ile işbirliğini artırmada akademik birimler ve idari birimler, sürekli eğitim merkezi vb. olabilir. Başka bir kurumda toplumsal katkı modelinde yer alan birimler ve görevleri farklı olabilir.

Toplumsal katkı yönetim modelinde organizasyon yapısı sağlanmalıdır. Toplumsal katkı süreçleri organizasyon şeması aşağıda Şekil 1’de verilen örnekte olduğu gibi kurumun çeşitli birimlerini hatta hepsini kapsayabilir. Bu şema kurumlara göre farklılık gösterebilir. Burada sadece bir örnek verilmiştir.

Şekil incelendiğinde rektörlük tarafından üst yönetimin sağlandığı, Kalite Komisyonu ile ilişkili toplumsal katkı süreçlerini organize eden bir yapı olarak Toplumsal Katkı Koordinatörlüğü yer alabilir. Bu birimin kurum kalite komisyonu ile bağlantılı olarak çalışması ile kalite komisyonundaki eğitim-öğretim, araştırma, yönetim sistemi ve kalite güvence sistemi ile toplumsal katkı süreçlerinin uyumlu olması için gerekenler yapılabilir. Kurumdaki tüm toplumsal katkı veren birimler bu koordinatörlükle toplumsal katkı faaliyetleri için çalışabilirler. Bu koordinatörlükte toplumsal katkı veren birimlerden temsilci bulunabilir. Bu temsilciler, kurumun toplumsal katkı için önceliklerine göre değişebilir. Böylece bu koordinatörlük toplumsal katkı veren tüm birimlerle iletişim ve işbirliği halinde olabilir. Sürekli eğitim merkezi başta olmak üzere toplumsal katkı veren diğer fakülte, enstitü, yüksekokul ya da idari birimler, kurumun diğer iç ve dış paydaşları bu koordinatörlükle çalışabilir. Birimler, toplumsal katkı ile ilgili faaliyetlerinin planını duyurarak uygulayabilir, raporlar vb. sistem oluşturularak kurumun bu kapsamda performansı ortaya çıkabilir. Değerlendirme çalışmaları yapılarak iyileştirme faaliyetleri de birlikte planlanabilir. Toplumsal katkı ile ilgili tüm bu süreçlerin takibi için koordinatörlük olması yapısal bir organizasyonu sağlamak açısından katkı sağlayabilir.

Yükseköğretim kurumunda toplumsal katkı ile ilgili yapılan faaliyetlerin kanıtları iyi belirlenmelidir. Örneğin toplumsal katkı “tedavi ve bakım hizmeti verilmesi” ise süreçleri ve tanımı net olmalı, kontrol edilmeli ve iyileştirme çalışmaları yapılmalıdır. Bütünleşik bir yönetim modeli benimsenmelidir. Bu konuda yapılan tüm süreçler izlenebilmelidir. Bu nedenle sistem oluşturulması gerekmektedir. Öncelikle üniversite toplumsal katkı organizasyon şeması, süreç ve görev tanımları olmalıdır. Ayrıca, toplumsal katkı faaliyetlerini yürüten birimlerin kanıtları ve paydaş katılımına ilişkin kanıtlar olmalıdır. Örneğin öğretim elemanlarının verdiği eğitimler, öğretim elemanlarının ya da birimlerin toplumsal katkı raporları, toplumsal katkının izlenmesine ilişkin kanıtlar (anket vb.), toplumsal katkı ile ilgili kurum raporları vb. kanıtların oluşturulması ve izlenebilmesi gereklidir.

Örneğin Olgunluk Düzeyi, “Kurumda toplumsal katkı süreçlerinin yönetimi ile ilişkili sonuçlar ve paydaş görüşleri, sistematik ve kurumun iç kalite güvence sistemiyle uyumlu olarak izlenmekte ve paydaşlarla birlikte değerlendirilerek önlem alınmaktadır.”şeklinde olan bir kurumda bu olgunluk düzeyi ile ilgili olan kanıtlar dış paydaş çalışma raporları, toplumsal katkı veren birimlerin raporları, paydaş kurumlarla yapılan etkinliklerin değerlendirildiği anketler, sonuçlar, iyileştirme kanıtları, vb. olabilir.

Kısacası, Yükseköğretim Kalite Kurulu’nun ölçütlerinde bir kurumda toplumsal katkı ile ilgili olgunluk düzeyinde öncelikli olarak toplumsal katkı süreçlerinin yönetimi ve organizasyonel yapısının kurumsallaşması, bu yapının kurumun toplumsal katkı politikası ile uyumlu olması, hiyerarşik bağlantılarının iyi tanımlı ve etkin olması beklenmektedir. Ayrıca kurumun toplumsal katkı süreçlerinin, yerel, bölgesel ve ulusal kalkınma hedefleri ile ilişkili ve diğer süreçlerle (eğitim- öğretim, ar-ge) bütünleşik olarak yönetimi ve organizasyonel yapılanmasına (süreçler ve görev tanımları vb.) yönelik planlar yapılmalı ve kurumsal tercihler yönünde ve tüm alanları kapsayıcı şekilde uygulamaya konularak bazı sonuçlar elde edilmelidir. Kurumda toplumsal katkı süreçlerinin yönetimi ile ilişkili sonuçlar ve paydaş görüşleri, sistematik ve kurumun iç kalite güvence sistemiyle uyumlu olarak izlenmeli ve paydaşlarla birlikte değerlendirilerek önlem alınmalıdır. Kurumda tüm birimleri/alanları kapsayan toplumsal katkı süreçlerinin yönetimi kurumsal amaçlar doğrultusunda bütünleştirici, sürdürülebilir ve olgunlaşmış uygulamalarla kurumun tamamında benimsenmiş ve güvence altına alınmış olmalıdır.  Bu bağlamda kurumun kendine özgü ve yenilikçi birçok uygulaması da bulunabilir ve bu uygulamaların bir kısmı diğer kurumlar tarafından örnek alınabilir.

     Kanıtlar

• Toplumsal katkı süreçlerinin yönetimi ve organizasyon yapısı
• Toplumsal katkı faaliyetlerini yürüten birimler
• Paydaş katılımına ilişkin kanıtlar
• Toplum hizmetlerine yönelik faaliyet ve kayıtlar,
• Standart uygulamalar ve mevzuatın yanı sıra; kurumun ihtiyaçları doğrultusunda geliştirdiği özgün yaklaşım ve uygulamalarına ilişkin kanıtlar

Özet

Kurumun toplumsal katkı politikası ile uyumlu kurumsal bir yönetim ve organizasyon yapısına ihtiyaç vardır. Toplumsal katkı politikasına bağlı olarak süreçlerin yönetimi ve organizasyonel yapısı oluşturulurken politikası gereği katılımcı olması ve bu yapı içerisinde hiyerarşik bağlantıların iyi tanımlı ve birbiriyle ilişkili olarak etkin olması beklenmektedir. Bu süreçte başta rektörlük olmak üzere kurum kalite komisyonu ile ilişkili toplumsal katkı koordinatörlüğü, uygulama ve araştırma merkezleri, koordinatörlükler, tüm akademik birimler, sürekli eğitim merkezi, bazı idari birimler ile iç ve dış yer alabilir. Bu yapının içerisinde takvim, yönergeler, süreçler vb. hazırlanmalı, sistematik bir yapı ve organizasyonu sağlanmalıdır.

Toplumsal katkı süreçlerinin yönetimi ve organizasyon yapısında Toplumsal Katkı Yönetim Modeli kullanılabilir. Bu modelin kurumların kendi özelliklerine göre farklılık göstermesi beklenmektedir. Rektörlük tarafından üst yönetimin sağlandığı, Kalite komisyonu ile ilişkili olarak işleri organize eden bir yapı olarak Toplumsal Katkı Koordinatörlüğü yer alabilir. Kurumdaki toplumsal katkı sağlayan tüm birimler bu koordinatörlükle toplumsal katkı faaliyetleri için çalışabilirler. Yükseköğretim kurumlarından tüm bu süreçlerde PUKÖ çevriminin sağlanması beklenmektedir.